部门代拟公文稿应把握的几个要点
当前部门或单位为党委、政府发文机关代拟公文稿的质量总的来说是比较高的，行文也比较规范。但还存在五个方面的不足：一是为局部利益说话，缺乏全局观念；二是态度不够严谨，反映客观实际欠全面、准确；三是观点不够鲜明。条理不够清晰，主题不够突出；四是遣词造句不够准确、语言不够精练：五是文种、格式欠规范。要克服上述不足，应注意把握好以下几道关口：
把好政策关
1．要符合党和国家的路线方针政策和法律法规。这是代拟公文稿应当遵守的第一项基本要求，也是同党中央在政治上保持高度一致的问题。党国家的路线方针政策和法律法规，是代拟公文稿的依据和准绳。制发公文的具体目的虽然各有不同，但从根本上说都是为了贯彻落实党和国家的路线方针政策；如果制发的公文不符合党和国家的路线方针政策，就达不到贯彻落实的目的，反而对贯彻落实造成干扰和破坏。
2．要符合上级机关的有关精神。下级服从上级，全党服从中央。各部门或单位代拟的公文稿都必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离更不能违背上级机关的指示。一般来说，上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针政策，更能把握全局，同时它也比较熟悉本机关的情况，因而它的指示对本机关具有较强的针对性。
3．要同现行有关公文相衔接。在同一个问题上，各有关公文可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当相互配合，而不能相互矛盾。当根据新情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时。新制发的公文应对此以适当形式有所交待或以其他方式予以说明，使人们了解新规定与原规定的不同之处并非两者相互矛盾。而是为适应新情况所作出的决定。特别是随着我国加入世贸组织，所有的公文都要与世贸组织规则相适应，不能与之相悖。
4．要完整准确地体现发文机关的意图。发文机关的意图是指制发这件公文的机关的意图，即发文机关领导集体的意图。就党委办公室制发的文件而言，公文体现的意图就是党委领导的集体意图；一个或几个领导对公文的审定签发，所代表的意图不仅是领导个人的“决定”，更主要的是代表领导集体的意志和决定。因此，部门或单位在代拟公文稿的时候，公文起草人员不能把本部门或单位领导的“想法”和自己的意见当成发文机关的意图，而要。“跳出”本部门或单位的框框，站在公文制发机关的立场，换位思考，树立全局观念，才能真正进入角色，使代拟的公文稿在发文目的和公文的主要内容上都能很好地体现发文机关的意图。
5．要全面准确地反映客观实际情况。代拟公文稿必须坚持实事求是的原则，如实反映客观实际情况，不能顾此失彼，以偏概全，只报喜不报忧，只见树木，不见森林；不能只谈表面现象。忽视实质性的内容和规律性的情况。
6．提出的政策和措施要切实可行。不仅只考虑需要，还必须考虑可能；不能单凭主观愿望和想当然办事，必须经过周密调查、精确核算和充分论证。
把好文种关
部门在代拟公文稿时，可采用。“四看”的办法，来辨别文种使用是否恰当：
一看公文事由。根据事由选定文种，是最基本的常识，最常用的方法。想让上级解决什么问题，就应写。“请示”；向上级汇报某个阶段、某个方面的工作，就应写“报告”；答复下级的请示，就应写“批复”，等等。
二看公文出台环节。党政机关公务繁多，为使各项工作迅速而卓有成效地开展起来，领导机关必须下发“红头文件”。每份文件以哪个文种出台，取决于主要领导采取什么决策形式。例如，××县委开展“党员联户带创”活动，成效显著，经验很好，××市委准备推广。下发这样的文件，公文起草人员就应根据领导采取的领导方法和决策形式来确定文种。若领导想急于推厂，立刻发文，可以用“决定”；若领导工作慎重，召开市委全会或常委会讨论，可以用“决议”；若领导授意组织部门拿出意见，或先行试点。待点上取得经验后，再全面推广，可以用“通知”转发组织部门的意见或试点经验。
三看受文对象。我国是礼仪之帮，在公文使用上特别注意文种，以表示对上级或同级的尊重。若文种使用不当，不仅有失礼仪，还可能影响关系。例如，××市将于今年下半年召开党代会，到时就应根据与会人员的.不同身份和地位，采用不同的通知方法。对代表和列席人员可以直接发。通知”。对特邀人员以及中央、省属驻××市机构则应发。“函”，若请上级领导出席或派人出席日则应用“请示”。三个文种都起通知作用，如果使用文种得体，对方就会满意；否则，就会引起反感。
四看反映事物的时间。公文是一种载体，它的使用，必然会涉及某项事物、事件、工作。由于反映的时间有先有后，使用文种应当有别，才能使行文收到良好效果。例如，1 998年，××市遭受了特大洪涝灭害，灾害发生后。××市委或××市政府授意民政部门立即写出“报告”。向上级反映灾情；当抗灾需要上级给予物力、财力支援时，就写“请示”；当抗灾结束时，就再次写“报告”，上报抗灾活动情况及成效。通过一系列的公文活动，把受灾和抗灾的有关情况如实反映到上级机关，收到了较好的效果。 把好语言关
具体来说，主要有四点：
一要准确。公文的题目必须能表达全文的主要态容，文内大小标题、字字句句都要准确无误。
二要庄重。从字词的选择到句式及修辞的考虑，都要根据公文的严肃性、权威性来确定，以体现公文庄重得体。要坚持一种惯用格式，约定俗成，不得违反。
三要简明。公文用语必须句稳词妥，朴实平正，简洁精练，鲜明生动，清楚明了。选字用词要反复推敲锤炼，能用一个字讲清的决不用两个字，做到多一个字不可、少一个字不行，恰到好处。
四要规范。公文内引用的人名、地名、时间、数字、引文等必须符合规范。
把好时限关
公文具有较强的时限性，这是与文学作品不同的显著标志。一部好的文学作品，可以使用几年、十几年，甚至上百年，而公文的时限性很强，要求很急。例如，需召开会议传达贯彻上级某项重大工作部署，就必须及时发出会议“通知”，大会“报告”和有关文件，必须于会前完成，简报必须在会期发出；贯彻政策中遇到的难题必须及时“请示”；发生重大事件要及时“报告”，等等，如果超过时限，错过机会，就会误事，甚至影响整个工作部署。可见，时限性是把好部门代拟公文稿质量关的一道难关。
把好“时限关”，首要的是平时多写多练，努力实践，提高应变能力。其次是注意积累资料，熟悉情况，做到胸有全局，手有典型，笔下有神，特别要注意搞一些分门别类的“半成品”，一旦急需，稍作加工，即可变为“成品”。其三要吃苦耐劳、无私奉献的精神，遇到赶急的情况，要加班加点，夜以继日，连续作战，直至完成任务为止。
把好格式关
主要是应把握三个方面的格式：
1．文面格式。公文的文面格式分为三个部分，即文头 (眉首) 部分、主体部分、文尾 (版记) 部分。文头部分包括版头 (报头)、份号、密级、发往地址、紧急程度(等级)、发文字号(部委号)、签发人、收发报序号8项、占页面l／3左右：主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围8项；文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记3项，在公文最后一页下端，最后一个要素置于最后一行。
2．用纸格式。公文用纸幅面规格采用1 6开型 (长260毫米，宽184毫米)，也可采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。在党政机关中，应与自己的上级机关保持一致，以利于公文的使用、装订等。用纸格式一经确定，必须长期固定使用。
3．排印、装订格式。用16开型纸印刷公文，党的机关的公文，一般每页排20行，根据整篇公文排印工作需要，也可排19行或21、22行，每行25个字；行政机关的公文，每页排19行，每行25个字。公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。公文在左侧装订，骑马订或平订或胶粘。
把好保密关
部门或单位的文秘人员在代拟公文稿的过程中，可能要接触大量的“机密”、“秘密’，因此，一定要严格按照《保密法》的要求，强化保密意识，增强保密自觉性，养成保密习惯绝不可粗心大意。
凡是起草具有密级的文件，都要到保密条件较好的场所去写作，在文件未公开出台以前，要守口如瓶，坚决不准向外扩散，泄露公文的内容。因起草公文需要引用机密文件的“原件”，在使用过程中要妥善保管，用完后及时送还机要部门。起草的公文成稿后，要主动“打扫战场”，清理参阅资料，该归档的归档，该销毁的销毁，做到万无一失。
